Ratkaisu sähköpostihelvettiin – Inbox Zero

 Juri Franska  - 27 elokuun, 2016

Yksi omaa työtehoani merkittävästi aikanaan lisännyt löydös on Inbox Zero -metodi. Päätin kirjoittaa siitä muutaman sanan, koska huomaan sen olevan edelleen aika monelle meistä täysin vieras käsite. Aivan alkajaisiksi täytyy todeta, että tämä metodi voi toimia vain, jos otat sen oikeasti käyttöön ja onnistut tekemään siitä pysyvän tavan. Toivon että innostut ainakin kokeilemaan sen käyttöä, sillä ihmiset jotka ovat kokeilleet, ovat jälkeen päin tästä antamastani vinkistä kovasti kiitelleet.

Lyhyesti: Kyseessä on metodi, joka auttaa sinua prosessoimaan sähköpostia tehokkaammin, jotta voit säästää aikaasi ja huomiotasi tärkeämmille asioille.

Inbox Zeron on kehittänyt tuottavuusexpertti Merlin Mann, joka esitteli metodin muun muassa Google Tech Talksissa heinäkuussa 2007. Metodin voisi kiteyttää ohjeeseen: Älä vain tyydy tarkastelemaan sähköpostiasi, vaan prosessoi jokainen viesti välittömästi luettuasi sen.

Miten tuo prosessointi sitten tulisi tehdä? Mann esittää viisi vaihtoehtoa, joista saa valita vain yhden.

  1. Deletoi tai arkistoi
  2. Delegoi
  3. Vastaa
  4. Lykkää
  5. Tee

Koko homman pointti piilee siinä, että prosessoit inboxissa olevan sähköpostiläjän vain kerran. Päätät aina kyseiselle viestille sopivasta toimenpiteen heti silmäiltyäsi viestin, etkä jää vitkastelemaan prosessoinnin kanssa. Sähköposteihin ei siis kannata hukata aikaa selailemalla inboxia ajatuksella että ”…mitäs sitä tänään tekisi… no, tuo on helppo… tai itse asissa sittenkin tuo… tuon voisin hoitaa, ehkä…”. Älä siis haaskaa aikaasi viestien availemiseen ja sulkemiseen vailla päämäärää, vaan ota härkää sarvista ja nauti hallinnan tunteesta myös sähköpostien parissa. Muista että sinä määräät sähköposteja, älä anna niiden määrätä sinua.

Tarkastellaampa seuraavaksi noita viittä eri prosessia.

Deletoi tai arkistoi

Aivan alkajaisiksi siivoa inbox turhista viesteistä. Osan viesteistä voit varmasti poistaa ihan suoraan. Viestit joita et uskalla poistaa, koska saatat ehkä jollakin häviävän pienellä todennäköisyydellä joskus tarvita niitä, -> arkistoi ne mutta älä käytä aikaa niiden lukemiseen tässä vaiheessa. Jos sähköpostiohjelmassasi ei ole pikatoimintoa arkistoinnille (esim. näppäin ”a”), niin voit esimerkiksi perustaa kansion nimeltään ”arkisto” ja siirtää viestit sinne. Tätä vaihetta voit halutessasi vielä tehostaa automatisoimalla käsittelyä suodatin-toimintojen avulla.

Delegoi

Tällä ei tarkoiteta sitä, että siirrät omat sinulle kuuluvat työsi muiden riesaksi. Tämä vaihe on pikemminkin vain vaihe prosessissa joka pistää sinut pohtimaan oletko oikea henkilö hoitamaan asian. Jos et ole, niin delegoi tehokkaasti viesti eteenpäin hoidettavaksi oikealle taholle. Muista silti että delegointi ei aina poista sinulta vastuuta varmistaa, että asia tulee lopulta hoidettua. Delegoituasi viestin voit siirtää sen joko ”arkistoon” tai erilliseen ”varmista” -kansioon, jos joudut toimessasi valvomaan prosesseja ja haluat myöhemmin varmistua että delegoimasi asia on tullut hoidettua.

Vastaa

Pohdi ensin että odottaako viestin lähettäjä että viestiin vastataan. Jos vastaamiseen menee alle 2 minuuttia, vastaa viestiin heti. Jos vastaamiseen menee arviosi mukaan kauemmin kuin 2 minuuttia, siirrä viesti ”vastattavat” kansioon, jotta hyvin käynnistynyt inbox zero -prosessi ei tyssää tähän.

Lykkää

Joitain asioita et aina voi sinusta riippumattomista syistä hoitaa heti. Joudut mahdollisesti odottamaan jotain vastausta kolmannelta taholta, ennen kuin voit vastata viestiin tai hoitaan saattaa keskeneräisen asian loppuun. Näissä tapauksissa voit siirtää viestit ”odottavat” -kansioon myöhempää käsittelyä varten.

Tee

Joistakin asioista pääsee parhaiten ja nopeiten eroon tekemällä ne heti. Viestit jotka edellyttävät toimenpiteitäsi, hoida ne joko heti tai siirrä erilliselle todo-listalle tai kalenteriisi päättäen ajankohdan milloin aiot tehdä ne, jotta saat ne pois inboxisistasi. Jos et pysty päättämään ajankohtaa milloin pystyt hoitamaan asiat, siirrä viesti odottavat-kansioon. Käytä kuitenkin harkiten ”odottavat” -kansiota, jotta en tule huijatuksi itsesi toimesta. Asioiden lykkääminen on usein mahdollista, mutta palvelee harvoin tavoiteltua lopputulosta.

Kuinka monta kansiota tässä oikein tarvitaan?

Rohkenen väittää että ihmisillä on keskimäärin käytössään enemmän kansioita, mitä tämän metodin käytössä kaiken kaikkiaan tarvittaisiin. Älä siis ole huolissasi kansioiden määrästä. Niiden määrä tulee varmasti vähenemään heti kun pääset perille tämän metodin toimivuudesta. Ehdotan että tarvitset vain 5 erillistä kansiota, jotka voit nimetä esimerkiksi seuraavasti:

  • POISTETUT
  • ARKISTO
  • VARMISTA
  • VASTATTAVAT
  • ODOTTAVAT

Noudattamalla Inbox Zero -metodia pyrit siis siihen, että aina kun olet prosessoinut sähköpostisi, on inboxisi tyhjä. Jos haluat olla tehokas viestijä, älä mielellään päätä työpäivääsi ennen kuin varmistanut että vastattavat kansio on tyhjä. Muista että joku odottaa vastaustasi. Odottavat kansiossa olevien viestien määrä kertoo joko liian suoresta työkuormasta tai tarpeestasi kehittää vielä entisestään kykyä johtaa omaa työtäsi kalenterin avulla.

Näin huomaat että otettuasi käyttöön Inbox Zero -metodin, et välttämättä tarvitse enää ehkä niitä useaa kymmentä eri kansiota, joita sinulla tällä hetkellä on käytössä. Viestien kansioimiseen kuluu vain turhaan aikaa, sillä se ei lopulta palvele mitään eikä ketään. Riippumatta siitä, missä kansiossa viestit ovat, löydät ne kätevästi etsi-toiminnolla. Lisäksi tärkeimmät viestit voit aina liputtaa, jolloin löydät ne vielä nopeammin.

Toivottavasti innostut vielä kokeilemaan Inbox Zeroa ja laitat myöhemmin palautetta, että miten se sinua palveli.

Ja hei… jos nyt tuskailet sen aloittamisen ja käyttöönoton kanssa, kun inboxissasi on tällä hetkellä se 2500 sähköpostia, etkä millään ehdi prosessoida niitä kerralla. Mitäpä jos perustat sellaisen väliaikaisen kansion johon siirrät ne 2500 sähköpostia ja prosessoit ne sieltä pois pienissä erissä tietyn ajan kuluessa. Näin pääset käyttämään Inbox Zeroa välittömästi kokeilupäätöksen tehtyäsi ja kokemaan sen käytön tuottaman mielenrauhan vaikka jo tänään.

Muita hyödyllisiä lisävinkkejä sähköpostien parissa tuskaileville

Seuraavat ohjeet eivät ole välttämättä sovellettavissa kaikille ihmisille kaikissa eri työrooleissa. Pyydän ettet välittömästi luettuasi näitä ehdotuksia ala todistella itsellesi että ”minulla ei ole mahdollisuutta tehdä noin, koska…”. Sen sijaan pohdi, voisitko soveltaa näitä edes jossain määrin omassa työssäsi tai arjessasi.

  • Onko sinun pakko pitää sähköpostiohjelmaa auki koko ajan tai tarkastaa saapunut viesti heti kun kuulet merkkiäänen?
  • Riittääkö että prosessoisit sähköpostit vain 3 kertaa päivässä, esimerkiksi klo 09.00, 13.00 ja 15.00?
  • Jos sinun pitää ”tarkastella saapuvia sähköposteja koko ajan”, voisitko harkita prosessoivasti saapuneet viestit kerran tunnissa ja käyttää siihen kerrallaan maksimissaan 5-10 minuuttia aikaa?
  • Onko sinun pakko lukea jokaista sähköpostia ikään kuin ”varmuuden vuoksi”, jos jo itse sähköpostin aihe antaa ymmärtää, että sinulla ei ole mitään tekemistä kyseisen sähköpostin kanssa?
  • Huomatessasi että sähköpostiketjusta alkaa muodostua ”chat” tai ”pingis-peli”, kannattaisiko asia hoitaa loppuun vaikka kasvotusten tai puhelimitse?
  • Voitko vähentämällä lähtevää sähköpostia vaikuttaa myös saapuvan sähköpostin määrään?
  • Tunnetko sähköpostiohjelmasi suodatin- ja pikanäppäin-toiminnot? Käytätkö niitä helpottamaan sähköpostien prosessointia?
  • Osaatko käyttää valmiita viestipohjia toistuvissa vastausviesteissä?

Muista että aika ja huomio ovat meille kaikille kovin rajallisia resursseja. Ethän tuhlaa omaa aikaasi ja pyrithän omalla toiminnallasi siihen, ettet myöskään tuhlaisi toisten ihmisten aikaa ja huomiota.